Liste de contrôle pour la conclusion d'un accord de coentreprise

Sommaire

On a maintes fois fait valoir l'importance que les accords de coentreprises jouent dans la création et la mise en place d'une coentreprise.

L'accord de coentreprise donne une existence juridique à la coentreprise par la signature du contrat et précise les principaux droits et devoirs et les principales obligations des participants à la coentreprise.

L'accord de coentreprise précise :

• le projet ou l'objet de la coentreprise;
• l'apport, le rôle et la nature de la participation de chaque partie à la coentreprise;
• la durée de vie prévue de la coentreprise;
• les dispositions en matière de gestion et de respect des obligations de la coentreprise; et
• la répartition des recettes et des dépenses générées par le projet.

Liste de contrôle d'un accord de coentreprise :

1. Date à laquelle l'accord est conclu et signé.
2. Les noms, les adresses et l'identité des parties à l'accord, y compris le type d'activités de chaque membre de la coentreprise.
3. Le nom sous lequel la coentreprise fera des affaires.
4. La principale place d'affaires de la coentreprise.
5. L'objet de la coentreprise. Si celle-ci a pour objet de réaliser un projet précis, il faut une description complète du projet.
6. Les conditions de la coentreprise : quand et comment l'on mettra fin à la coentreprise et comment des questions concernant des éléments comme les garanties, les irrégularités et les assurances seront traitées à ce moment-là.
7. Une déclaration précisant que toutes les parties sont réellement membres de la coentreprise pour la réalisation du projet, que le contrat donne ou non le nom de tous les membres.
8. Une déclaration selon laquelle il s'agit d'une coentreprise et non pas d'une société en nom collectif.
9. La mise en place par les parties d'un fonds destiné à financer les tâches à réaliser, précisant l'apport de chaque partie, et déposé dans un compte bancaire spécial sous contrôle double, tous les paiements échelonnés et les autres recettes étant déposés dans ce compte.
10. Une disposition précisant que, en cas de besoin de fonds de roulement additionnel, les parties y contribueront en proportion de leur apport initial, en fonction des besoins. Cette disposition précisera les pénalités à imposer à défaut de se conformer à cette obligation.
11. Une déclaration de participation des parties indiquant les pourcentages de partage des profits et des pertes. En règle générale, ces pourcentages sont proportionnels à l'apport au fonds de roulement, mais les parts de chaque partie peuvent augmenter ou diminuer en fonction des apports en équipement ou en compétence dont il faut aussi tenir compte.
12. Il faut préciser le versement de tous frais à la partie à la coentreprise qui en exerce le contrôle ou aux commanditaires, que ceux-ci prennent la forme d'une part des profits ou d'un montant fixe.
13. Dans les cas d'apport d'équipement, une disposition devra indiquer l'évaluation précise de l'apport de chacune des parties quand ces apports ont des valeurs différentes.
14. Les parties à la coentreprise devraient convenir de signer tous les documents nécessaires concernant le contrat, les prêts bancaires, les obligations, les conventions d'indemnisation et tout autre document de même nature.
15. Un comité de surveillance peut être nommé. Un comité de gestion peut être mis en place en prévoyant la rémunération de ses membres. On peut aussi désigner l'une des parties à la coentreprise comme directeur général du projet, en lui accordant l'autorisation d'engager la coentreprise. Il faut une disposition pour définir clairement les responsabilités en matière de gestion, mais également tous les devoirs des parties à la coentreprise et les procédures à suivre pour faire face aux situations ou aux problèmes imprévus.
16. On peut envisager la tenue de réunions régulières.
17. Il faudrait mettre en place des procédures de rapport régulières sur les progrès réalisés par la coentreprise et sur sa situation financière.
18. Ouverture d'un compte bancaire pour la coentreprise et nomination d'un comptable agréé et d'un avocat.
19. Il faut prévoir la possibilité de décès, de faillite ou d'insolvabilité d'un membre.
20. L'acquisition d'équipement et de matières premières par la coentreprise, et leur cession soit en les vendant - les recettes étant alors considérées comme des revenus ordinaires - ou la répartition des fonds entre les parties à la coentreprise en pourcentage de leur apport.
21. Prévoir l'obtention de licences ou de permis au nom de la coentreprise ou de chaque partie à la coentreprise, en fonction des besoins.
22. Préciser les types d'assurance que doit prendre la coentreprise et indiquer clairement les risques que chaque participant doit couvrir.
23. Définir les éléments qui entreront dans les coûts de la coentreprise pour calculer les profits ou les pertes et définir les éléments qui ne sont pas remboursables aux membres de la coentreprise.
24. L'accord devrait comporter une disposition sur la confidentialité des renseignements commerciaux échangés entre les parties à la coentreprise.
25. Il faut aborder le problème de la propriété ou de la conservation des brevets, de la technologie ou des rapports d'experts.
26. Définir les besoins en garanties-caution de bonne fin du projet et les obligations de versement de cautions des partenaires à la coentreprise.
27. Énoncer que les partenaires à la coentreprise détiennent des intérêts indivis au prorata sur tous les éléments d'actif de la coentreprise.
28. Il faudrait envisager des restrictions concernant la cession des intérêts indivis au prorata des parties à la coentreprise en éléments d'actif de celle-ci.
29. Indemnisation.
30. Substitution ou ajout de parties à la coentreprise.
31. Versements des fonds.
32. Clause sur le règlement des conflits.
33. Liquidation de la coentreprise, rendement final et états financiers de la coentreprise.
34. Disposition sur les préavis.
35. Préciser à la compétence de quels tribunaux l'entente est soumise.

La nature, la taille et la complexité du projet, ainsi que le degré de sophistication des parties détermineront le niveau de détail de l'accord de coentreprise et la façon dont les sujets mentionnés ci-dessus y seront abordés. Cette liste de contrôle n'est destinée qu'à vous servir d'aide-mémoire pour vous assurer que tous les éléments d'un accord de coentreprise qui sont nécessaires y sont bien présents. Il est vivement conseillé de s'informer auprès de professionnels compétents, comme des conseillers juridiques.

Source : "How to Use Joint Ventures - A handbook for firms bidding on major projects", une publication du gouvernement de la Saskatchewan. Préparé par Thomas Pavlovsky, B. Admi., C.A. et Ted C. Zarzeczny, Jr.,B.A., LL.B. pour la Major Projects Branch.

Préparé initialement par le gouvernement de la Saskatchewan.

Traduit par le Secrétariat national, Entreprises Canada.