Départementalisation et gestion des stocks d'un commerce de détail

Sommaire

La division d'un commerce de détail en rayons ou services peut comporter de nombreux avantages, parmi lesquels la possibilité d'organiser et de gérer les stocks avec plus d'efficacité. Mais surtout, elle peut contribuer énormément à la rentabilité globale du magasin.

Voici des suggestions d'étapes élémentaires pour la division d'un commerce de détail en rayons :

Divisez les marchandises en groupes de produits de même « type ». Par exemple, vous pourriez regrouper tous les cadeaux, tous les articles ménagers, tous les produits alimentaires et ainsi de suite.

Attribuez un numéro de nomenclature à chaque article suivant un ordre logique puis enregistrez-le pour éviter son double emploi.

Apposez sur chaque produit une étiquette comportant une partie ou la totalité des renseignements suivants :

• le numéro du rayon;
• un numéro ou une lettre indiquant la date d'entrée du produit dans le magasin, ce qui vous permet d'en suivre l'âge;
• le prix de détail; et
• d'autres codes/combinaisons possibles, par exemple : le fournisseur, le style, la taille et la couleur, l'unité de gestion de stock (numéro UGS).

Réglez la caisse enregistreuse pour qu'elle consigne les ventes par rayon.

Organisez la tenue de registres pour qu'elle corresponde aux rayons.

Faites la promotion des ventes par rayons.

Planifiez et analysez les ventes et les achats par rayons.

NOTA :La division d'un magasin en rayons devrait se faire en tenant compte de ce qui suit :

• segmentez les produits jusqu'au niveau où vous pouvez obtenir de l'information pertinente sur le rendement des rayons;
• ne les segmentez pas en groupes si petits qu'ils en perdent leur sens;
• veillez à ce que le travail, l'argent et le temps consacrés à la gestion de ce système ne dépassent pas les avantages que vous voulez en tirer;
• veillez à ce que votre caisse enregistreuse (point de vente) et votre système de tenue de registres (système d'information de gestion ou SIG) puissent traiter cette information par rayons; et
• veiller à informer tout le personnel de ce que vous faites et à lui en communiquer l'importance.

Voici d'autres éléments à noter dans ce processus :

Tout le stock doit être réparti dans l'aire de vente selon les rayons, les groupes de produits à proximité les uns des autres. Apposez de nouvelles étiquettes au besoin et dresser l'inventaire par rayon afin d'établir le coût des stocks par rayon. À la fin de l'exercice, vous devriez aussi dresser un inventaire de fermeture par rayon.

Si le système de tenue de registres est bien organisé, les achats devraient aussi être comptabilisés par rayons.

Au moment d'aménager votre magasin en rayons, n'oubliez pas que le processus n'est pas toujours évident, surtout lorsque vos fournisseurs vous livrent divers produits qui peuvent être répartis dans des rayons différents et qu'ils les inscrivent tous sur la même facture. Dans une telle situation, vous pouvez extraire manuellement l'information de la facture par rayons ou, plus simplement, commander vos produits par bons de commande distincts, par rayons. Vous pouvez ensuite calculer le coût des marchandises vendues et la marge bénéficiaire brute par rayons et mesurer le rendement de chaque rayon. Si vous détectez des problèmes dans des rayons ou constatez que des rayons fonctionnent très bien, trouvez-en les raisons au moyen d'une analyse.

Une fois que vous avez terminé la division en rayons, vous devriez adopter un système de réapprovisionnement. Dans de nombreux cas, le réapprovisionnement se décide « à l'œil », mais cette méthode ne vous donnera probablement pas la précision et le contrôle que vous souhaiteriez ou dont vous auriez besoin.

Une méthode plus fiable consiste à créer un système de registre manuel de stock. Ce système peut être très simple et permettre d'enregistrer l'information par rayon, fabricant, saison, article, coût des articles, prix de détail et unités vendues. Le dénombrement des stocks peut se faire hebdomadairement, mensuellement, etc., selon la rotation des stocks. Ensuite, à intervalles réguliers, vous pouvez faire une récapitulation par rayon en vue d'une analyse au moyen de prises d'inventaire. Si le dénombrement se fait au moins une fois par mois, une projection des unités et des coûts peut vous donner une estimation de la valeur des stocks. Au moment de faire un inventaire physique, vous pouvez comparer ce qui devrait se trouver en stock et ce qui s'y trouve réellement. En cas d'écart, il y a rupture de stock ou trou d'inventaire et il faut en trouver la cause.

Ce système élémentaire peut être élargi en y joignant un plan permettant d'estimer les ventes d'un produit et de projeter les quantités à acheter et, par conséquent, de réduire le risque de rupture de stock. Un danger est de surestimer les quantités à acheter, et de créer des problèmes de stock. Un élément clé de tout ce processus est d'utiliser les bons de commande, dont les numéros de commande, les dates d'expédition et d'annulation, les listes d'articles, les coûts, les conditions, les instructions d'expédition et une indication quant à l'acceptation ou au refus des substitutions. Il est important aussi de comparer toute marchandise reçue à la facture et au bon de commande.

Le dénombrement des stocks devrait être effectué par un employé qui connaît les gammes de produits et il devrait inclure une vérification de l'état des stocks pour prendre des mesures en cas de marchandises endommagées, mouvement des stocks, nettoyer, etc. Les représentants commerciaux d'entreprises sont aussi une source d'aide possible. Le dénombrement peut être fait à tour de rôle avec les autres rayons pendant le mois. Il n'est pas nécessaire de tout compter en même temps. Encore une fois, il importe de ne pas réduire les groupes de produits à des niveaux qui n'auraient plus de sens et qui demanderaient plus de temps et de travail que ne le justifieraient les résultats. De plus, il faut veiller à ce que le personnel ne se laisse pas entraîner dans le dénombrement des stocks au point d'en oublier les clients.

Un système d'inventaire informatique dans la caisse enregistreuse peut être avantageux, s'il est possible de l'installer. Il faut évaluer les coûts du système et de la main-d'œuvre ainsi que les coûts connexes et les comparer aux avantages escomptés et au rendement de votre système manuel. Il pourrait être déconseillé de convertir votre système. Vous devriez d'abord établir un système manuel, le faire fonctionner et vous y habituer avant d'envisager une transition à un système informatisé.

De là, vous pouvez passer à la planification des ventes et des achats de produits, individuellement et par rayons. Vous pouvez appeler « plan d'achat » le résultat de cet exercice. Ce plan vous aide à déterminer les achats prévus en dollars, par mois et par rayons, et il peut être ventilé pour indiquer les montants affectés aux achats d'articles de base, aux articles promotionnels, aux commandes saisonnières et aux achats exceptionnellement avantageux. Ce plan serait constamment mis à jour et adapté, par exemple selon les résultats de ventes, les niveaux des stocks, les problèmes d'expédition, etc.

Une fois que vous avez déterminé les besoins d'achat, vous pouvez les intégrer au processus fondamental de planification des besoins de trésorerie. Jusqu'à cette étape, il s'agissait d'un processus ascendant. Il est concevable que d'un point de vue descendant, un manque de trésorerie puisse restreindre les achats ou entraîner un réexamen des besoins. Il faudrait alors reprendre l'examen descendant et prendre des décisions en conséquence.

Préparé par le gouvernement de la Saskatchewan
Traduit par le Secrétariat national, Entreprises Canada